Als zorgverlener ben je verplicht om een medisch dossier bij te houden, conform de daarvoor geldende bewaartermijn. Maar wat als jij stopt met jouw praktijk? Bijvoorbeeld omdat je met pensioen gaat. Of omdat je van baan verandert. Moeten de dossiers dan ook bewaard blijven? Neem je de medisch dossiers mee? Of draag je ze over aan je opvolger? En mag dat zomaar? Wij zetten het voor je op een rijtje.

De bewaartermijn van medisch dossiers

De algemene regel is dat een medisch dossier minimaal 20 jaar bewaard moet blijven. Deze termijn geldt vanaf de laatste wijziging, die je in een dossier maakt. Toch zijn er soms redenen om een dossier langer te bewaren. Bijvoorbeeld als je de gegevens langer nodig hebt, vanwege het belang van kinderen of gedwongen opname.

Wanneer iemand jeugdhulp krijgt en de hulp na zijn 18e wordt voortgezet, dan gaat de bewaartermijn van 20 jaar opnieuw tellen vanaf de leeftijd van 18 jaar.

Recht op inzage in medisch dossier, ook na het beëindigen van jouw praktijk

Stop jij – om wat voor reden dan ook – met jouw praktijk? Dan geldt de bewaartermijn nog steeds. Want uiteraard mogen jouw (oud) cliënten nog gebruik maken van het recht op inzage in hun medisch dossier, ook als jij als zorgverlener stopt. Gelukkig zijn er verschillende manieren om dit te waarborgen.

Zorgverlener met een eigen praktijk

Heb jij een eigen praktijk? Dan is het van belang dat je tijdig maatregelen treft voor het dossierbeheer. Dossiers mogen bij het beëindigen van de praktijk alleen worden vernietigd als de bewaartermijn is verstreken. Voor de overige dossiers kun je twee dingen doen:

  1. Je houdt de dossiers in eigen beheer
    Natuurlijk kun je de dossiers in eigen beheer houden. Jij kent de dossiers immers het beste. Eventuele vragen van jouw oud-cliënten kun jij dus ook het makkelijkst beantwoorden. Nadeel hiervan is wel dat cliënten binnen de bewaartermijn áltijd recht houden op inzage in hun medisch dossier. Dus ook als jij al 10 jaar met pensioen bent, kun je nog vragen krijgen.
  2. Je laat het beheer overnemen door een andere zorgverlener of zorginstelling
    Je kunt er ook voor kiezen om een andere zorgverlener met een eigen praktijk of een zorginstelling te vragen om het dossierbeheer over te nemen. Uiteraard tegen een vergoeding. Neemt iemand jouw praktijk over, dan kun je jouw dossiers overdragen aan je opvolger. Er zijn ook commerciële partijen, bij wie je jouw clientdossiers kunt onderbrengen. Bij overdracht van het dossier, draag je ook de wettelijke bewaarplicht over.

Toestemming van cliënten bij overdracht medisch dossier

Maar als je dan besluit je dossierbeheer over te dragen, heb je dan toestemming nodig van jouw cliënten? Of is het voldoende om jouw cliënten hierover te informeren en hen gelegenheid te geven om bezwaar te maken?

Als een andere zorgverlener de behandeling of begeleiding van jouw cliënten overneemt, draag jij – met toestemming van de cliënt – het medisch dossier over aan de nieuwe zorgverleners. Dit gebeurt met het oog op de continuïteit van de behandeling. Als zorgverlener informeer jij jouw cliënt hierover en vraag je expliciet toestemming om het medisch dossier over te dragen. Als jouw cliënt toestemming geeft, dan leg je dit vast in het medisch dossier.

Heb je niemand kunnen vinden om jouw dossiers aan over te dragen? Dan blijf je dus zelf verantwoordelijk voor de dossiers. Maar in sommige situaties is dit niet mogelijk. Bijvoorbeeld, wanneer je komt te overlijden. Wettelijk gezien is er helaas nog geen goede oplossing voor het dossier als er nog geen opvolging is. Desondanks moeten cliënten zoveel mogelijk op de hoogte worden gebracht over het beheer van hun medisch dossier.  

Wat als jouw cliënt bezwaar maakt?

Wanneer je jouw cliënt informeert over de dossieroverdracht, moeten zij een redelijke termijn krijgen om hier bezwaar tegen te maken. Bijvoorbeeld vier weken. Of zes tot acht weken in vakantieperiodes. Wanneer jouw cliënt bezwaar maakt, dan kan het dossier niet worden overgedragen aan jouw opvolger.

Meer informatie

Ben jij zorgverlener en overweeg jij om te stoppen met jouw praktijk? Download dan onze gratis checklist over de dossieroverdracht. Heb je nog vragen? Stuur dan een mailtje naar info@yourvirtualassistant.nl.