Klopt de vorm van je offerte, zowel qua taalgebruik als opmaak?

Natuurlijk is er een wezenlijk verschil tussen spreektaal en schrijftaal. Toch hanteren we moderne schrijftaal iets terughoudender. Zelfs als de persoon met wie we het gesprek hebben gevoerd een bekende is. Simpelweg omdat je niet weet wie er meeleest dit zou aanstoot kunnen geven aan je vertrouwelijkheid in jouw offerte. Enige vermoeden van ‘vriendjespolitiek’ in plaats van ‘inkooppolitiek’ kan heel negatief uitpakken.

Aanhef

Let dus ook heel goed op als je een offerte schrijft naar zakenvrienden. Gebruik liever “Geachte heer De Wit” en als er sprake is van echte vriendschapsrelatie, dan hoogstens beperken tot “Beste Henk de Wit”.

In een zakenrelatie tussen bedrijven houden we de afstand het grootst. Bij een particuliere klant zal dit minder zijn, maar dan nog weet je niet waar jouw offerte gaat rondzwerven. Houd dit altijd in je achterhoofd, want dit kan je gewoon een order of een opdracht kosten.

Opmaak

Naast het feit dat je moet weten hoe je de persoon aanschrijft is het handig om te weten hoe de indeling opgemaakt moet worden.

Het is aan te raden om altijd een begeleidende schrijven mee te sturen bij jouw offerte. Bij een vrij uitvoerige offerte horen te allen tijde een inleiding en een samenvatting thuis. Ik wil je dan als tip meegeven dat je de inleiding schrijft in de U vorm. Voorbeelden als: U vraagt in uw brief van 22 november 2017……..

Vermeld ook altijd de naam van de persoon met wie gesproken is en de naam van de verkoper, als deze zelf niet de offerte opmaakt. Zorg er daarnaast voor dat de openingszinnen regelmatig veranderen.

Benoem altijd de klantbehoefte in jouw offerte en omschrijf dit oplossingsgericht op. Een voorbeeld kan zijn: Op 2 september 2017 wilt u dat uw nieuwe elektrische garagedeur is geplaatst en goed functioneert.

Herhaal in jouw offertebrief de bewoordingen die jouw klant gebruikte. Hiermee geef je aan dat jij jouw klant goed hebt gehoord. Dit is natuurlijk alleen mogelijk als de verkoper zelf de offerte opmaakt of aan de offerte meewerkt. Je kan natuurlijk er ook voor kiezen dat de persoon in kwestie die het gesprek heeft gevoerd aantekeningen maakt of telefonisch overlegt.

Hierna ga je over tot het doen van jouw voorstel hierbij moet je rekening houden met een bepaalde volgorde namelijk:

  • Benoem eerst de winst of het voordeel voor jouw klant
  • Dan het functioneren van het aangeboden product of dienst
  • Daarna de vermelding van product of dienst
  • En als laatste een korte samenvatting van de voordelen

Als laatste bij het aanbieden van jouw product vermeld dan altijd de prijs exclusief btw en de eventuele bijkomende kosten. Geef jij een kwantumkorting, dan vermeld je de uitgangsprijs, het kortingsbedrag en de werkelijke te betalen prijs.

Bij dienstenofferte wordt het iets lastiger. Jouw open offerte omvat dan het uurtarief exclusief btw en de bijkomende kosten.

Bij een gesloten offerte beschrijven we de bedragen per projectfase en het totale eindbedrag exclusief btw. Hiermee geef jij jouw klant inzicht in de kostenopbouw. Dit zorgt voor vertrouwen. Benoem na het noemen van jouw prijs altijd nog even in het kort de voordelen voor de klant.

Een zorgvuldige en nette offerte zorgt voor de eerste presentatie bij jouw klant. Maak gebruik van kleuren, markeer zinnen, en gebruik foto’s. Let wel op, gebruik deze technieken met mate. Je offerte is het visitekaartje geen kermisattractie. De technieken moeten dienen als toevoeging.

En het allerbelangrijkste vergeet niet te verwijzen naar jouw Algemene Voorwaarden en deze mee te sturen!!!