Je hoort het steeds vaker: zorgaanbieders die door hun boekhouder of accountant geadviseerd worden om over te stappen van een eenmanszaak naar een BV. Begrijpelijk, want belastingtechnisch kan dit aantrekkelijk zijn. Toch wordt er niet altijd goed gekeken naar wat deze stap administratief betekent. En daar gaat het vaak mis. Want waar moet je op letten als je als zorgondernemer overstapt van een eenmanszaak naar een BV?
Van eenmanszaak naar BV: complexer dan je denkt
Stap je van eenmanszaak over naar een BV? Dan schrijf je jouw eenmanszaak uit bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dat betekent dat je ook de contracten die jij als zorgaanbieder hebt met gemeenten en zorgverzekeraars moet overzetten naar de BV. Tot zover is het allemaal nog wel te overzien.
Het probleem begint bij de AGB-code, de unieke identificatiecode voor zorgaanbieders en zorgorganisaties, waarmee je via VECOZO declaraties kunt indienen bij zorgverzekeraars. Als je jouw eenmanszaak uitschrijft bij de KvK moet je een nieuwe AGB-code aanvragen. Doe je dit met terugwerkende kracht, zoals veel boekhouders en accountants adviseren, dan heeft dit gevolgen voor je berichtenverkeer met VECOZO. En dus ook voor je declaraties.
Slim of een administratieve valkuil?
Stel, je richt halverwege het jaar je BV op en je laat dit met terugwerkende kracht ingaan op 1 januari. Als je in de tussentijd al hebt gedeclareerd vanuit je eenmanszaak, dan kloppen die declaraties ineens niet meer. Je AGB-code is immers gewijzigd en je eerdere declaraties zijn ingediend met je oude code. Dit zorgt voor problemen met correcties en betalingen.
Zonde, vinden wij. Én makkelijk te voorkomen door ervoor te zorgen dat je alles vooraf goed regelt. Denk bijvoorbeeld goed na over het moment dat je de BV officieel laat ingaan en bedenk of het verstandig is om dit met terugwerkende kracht te doen. Laat je de overgang bijvoorbeeld per 1 april ingaan, houd er dan rekening mee dat je de productieverantwoording moet splitsen. Declaraties tot en met 31 maart vallen onder de oude AGB-code van je eenmanszaak, declaraties vanaf 1 april onder de nieuwe AGB-code van je BV. Het zijn immers twee aparte entiteiten.
Vergeet je niet aan te melden bij de WTZA
Houd er daarnaast rekening mee dat je je bij een wijziging van rechtsvorm ook opnieuw moet aanmelden bij de Wet toetreding zorgaanbieders (WTZA). Dit is iets dat zorgaanbieders bij een overstap vaak over het hoofd zien. Toch is het essentieel, want zonder deze registratie loop je risico op problemen met je vergunning.
Voorkomen is beter dan genezen
Zijn je administratieve processen niet goed op orde, voordat je overstapt van eenmanszaak naar een BV? Dan kan dit al snel uitmonden in een complete chaos. Denk aan VECOZO-berichten die niet meer aankomen, declaraties die niet gecorrigeerd kunnen worden en een hoop tijd en geld om dit recht te trekken. Jouw administratieve kracht of financieel medewerker zal hier niet blij van worden.
En dat voorkomen beter is dan genezen, weet jij als zorgaanbieder natuurlijk als geen ander. Zorg er daarom voor dat dit ook voor jouw onderneming geldt. Wil jij je eenmanszaak omzetten naar een BV? Kijk dan niet alleen naar de belastingvoordelen, maar neem ook je administratieve processen goed onder de loep. En daar mag je ook zeker je boekhouder of accountant op attenderen als hij of zij met dit voorstel komt!
Vragen over je zorgadministratie? Schakel Your Virtual Assistant in!
Wij kunnen het ons goed voorstellen dat jij als hardwerkende en gepassioneerde ondernemer, liever met je vak bezig bent dan met alle randzaken die bij het ondernemerschap komen kijken, zoals je administratie. Wij denken daarom graag met je mee!
Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Neem contact met ons op, zodat we samen kunnen bekijken wat we jou uit handen kunnen nemen.
Download de gratis checklist
Wil je de informatie uit deze blog nog even beknopt op een rij? Of voor jezelf opslaan? Download de Checklist Als zorgaanbieder van eenmanszaak naar BV Hier moet je op letten!