Als zorgaanbieder weet je als geen ander dat het bijhouden van zorgdossiers van groot belang is. Niet alleen voor de kwaliteit van de zorg zelf, maar ook voor de verantwoording naar toezichthouders, zoals de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Advocaat Bas van Schelven deelde onlangs in een bericht op LinkedIn dat een rechter een boete van maar liefst 95.000 euro heeft opgelegd aan een zorgaanbieder. De reden: ondeugdelijke zorgdossiers. Dit maakt maar weer eens duidelijk hoe belangrijk het is dat je als zorgaanbieder voldoet aan je administratieve verplichtingen.
Wat gebeurde er?
De zaak draaide om een thuiszorgaanbieder, van wie de zorgdossiers niet in orde waren. Bij 8 cliënten ontbraken essentiële rapportages, zoals gegevens over het tijdstip en de duur van de verleende zorg. Zonder deze informatie kon de NZa niet beoordelen of de zorg adequaat was. Niet alleen de zorgaanbieder werd beboet, ook de bestuurder van het bedrijf kreeg een persoonlijke boete van 28.500 euro. De zorgaanbieder was het niet eens met de boete, maar volgens de rechter heeft de zorgaanbieder de wet overtreden, omdat de zorgrapportages niet voldeden aan de eisen van de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg). Dit was het bewijs dat de zorgadministratie niet voldeed aan de normen en dat er geen audit-trail mogelijk was.
Het belang van zorgrapportages
Zorgdossiers zijn meer dan alleen een administratief hulpmiddel voor zorgprofessionals. Ze zijn cruciaal voor de kwaliteit en continuïteit van zorg. Ze bieden zowel voor de zorgverlener als voor de cliënt inzicht in het zorgproces, zorgen voor transparantie en maken het mogelijk om problemen op tijd te signaleren. Daarbij moet je als zorgaanbieder dus voldoen aan de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg). Het doel van deze wet is om de kwaliteit, toegankelijkheid en betaalbaarheid van de zorg te waarborgen door middel van transparantie, marktwerking en toezicht. De wet regelt onder andere de bevoegdheden van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) om toezicht te houden op de zorgmarkt en in te grijpen wanneer nodig, bijvoorbeeld bij misstanden of fraude. Vanuit een extern perspectief zijn zorgdossiers dus ook noodzakelijk voor verantwoording richting toezichthouders, zoals de NZa. Een goed zorgdossier kan als bewijs dienen van geleverde zorg. En dat is dan weer belangrijk bij eventuele audits, inspecties of claims.
Hoe zorg je voor goede zorgrapportages?
Om goede zorgrapportages op te stellen, houd je rekening met het volgende:
- Actueel en compleet: zorg ervoor dat je alle relevante informatie tijdig en volledig registreert. Zoals de tijdstippen van zorgverlening, de duur van de zorg en specifieke details over de zorginhoud.
- Sluitend en navolgbaar: de rapportages moeten logisch zijn opgebouwd en een helder overzicht bieden van de zorg die is verleend. De lezer moet in één oogopslag kunnen begrijpen welke zorg is verleend en waarom.
- Zorg dat een audit-trail mogelijk is: als zorgaanbieder moet je een administratieve organisatie hebben, die het mogelijk maakt om de verleende zorg te verifiëren. Zorg er daarom voor dat elke wijziging of toevoeging aan zorgdossiers traceerbaar is, zodat duidelijk is wie een wijziging heeft doorgevoerd, wanneer dat gebeurde en wat de wijziging precies is. Zo voorkom je dat er twijfel ontstaat over de juistheid van de gegevens en het geeft inzicht voor toezichthouders, zoals de NZa.
Evalueer je processen
De uitspraak van de rechter benadrukt dat je als zorgaanbieder dus niet meer om de noodzaak van deugdelijke zorgrapportages heen kunt. Een goed georganiseerd en gedocumenteerd zorgdossier is niet alleen cruciaal om de kwaliteit van de zorg te waarborgen, maar beschermt jouw organisatie ook tegen juridische en financiële risico’s. Als zorgaanbieder doe je er dus goed aan om je administratieve processen regelmatig te evalueren. Zo zorg je voor betrouwbare zorgverlening, die het vertrouwen van jouw cliënten én toezichthouders verdient.
Download de gratis checklist
Wil je de informatie uit deze blog nog even beknopt op een rij? Of voor jezelf opslaan? Download dan onze gratis checklist.