Dennis van den Berge is één van de mede-eigenaren van MailBlue. MailBlue helpt ondernemers en marketeers om persoonlijke e-mailmarketing in te zetten voor hun bedrijf. En om dit zoveel mogelijk te automatiseren. Toen er acuut een personeelstekort ontstond op de financiële afdeling, besloot Dennis om hulp in de schakelen van Your Virtual Assistant. Ginger en David gingen voor 9 maanden aan de slag.
Niet afhankelijk van één persoon
“Toen het capaciteitsprobleem op onze financiële afdeling ontstond, plaatste ik een oproepje op LinkedIn”, vertelt Dennis. “Wij konden op dat moment niet de juiste mensen vinden, die meteen in loondienst konden instromen. Ginger reageerde op het oproepje en vanaf het eerste gesprek voelde het meteen goed. Wat ik heel fijn vind, is dat Your Virtual Assistant de mogelijkheid heeft om meerdere mensen in te zetten. Daardoor ben je niet afhankelijk van één persoon en kan het werk bijvoorbeeld ook in vakanties of bij ziekte gewoon doorgaan. Dat is een groot pluspunt.”
Financiële transacties en support
“Ginger en David hebben zich met name beziggehouden met het opvolgen van de financiële transacties uit Mollie, een betaaldienstverlener. Mollie incasseert het geld bij onze klanten en stort het op onze rekening. Die bedragen moeten geboekt worden en daar moet je verkoopfacturen tegenover zetten. Dat gebeurt deels automatisch en voor een deel ook niet. En daar kwamen Ginger en David in actie. Daarnaast hebben zij support verleend op tickets, die bij ons binnenkwamen. Dat is een stukje klantenservice op financieel vlak. Het was fijn dat zij ook daar konden inspringen.”
Onderdeel van het team
“Ondanks dat Ginger en David externen waren, voelden zij als onderdeel van ons team. Ze waren heel betrokken. Dat had ik van tevoren niet verwacht bij externe inhuur. Dan denk je toch dat je één van de vele klanten bent. Bij Ginger en David was dat absoluut niet het geval. En daar ben ik ze heel dankbaar voor.”
Alles kon door blijven lopen
“Het belangrijkste resultaat van onze samenwerking is dat zij ons hebben ontzorgd. Het is voor mij heel makkelijk om terug te vallen in de uitvoering, want ik ken alle hoeken van het bedrijf. Maar dat lost het probleem niet op. Het was dus heel fijn dat ik mijn normale werk als ondernemer kon blijven doen en niet in een gat hoefde te springen. Het zorgde ervoor dat alle taken en werkzaamheden konden blijven doorlopen.
Anderzijds konden wij op deze manier rustig op zoek naar de juiste persoon voor de vacature. We wilden voor kwaliteit gaan en niet de eerste de beste sollicitant aannemen, omdat we omhoog zaten. En dat is nu gelukt.”
Contact
Ben jij – net als Dennis – ondernemer en kun je hulp gebruiken bij het opvolgen van financiële transacties? Of bij de klantenservice? Neem dan contact op met Ginger Fernandes voor een gratis kennismakingsgesprek. Zij denkt graag met je mee.