Als zorgondernemer is administratie een essentieel onderdeel van het werk. Wat wij alleen veel zien gebeuren is dat er vaak een misvatting bestaat over het verschil tussen zorgadministratie en boekhoudadministratie. Hoewel ze beide met cijfers en documenten te maken hebben, verschillen ze enorm in hun doel en aanpak. Laten we dit onderscheid helder maken. En dan leggen we je meteen uit hoe je chaos voorkomt!
Wat hoort bij zorgadministratie?
Zorgadministratie draait om het vastleggen, controleren en beheren van gegevens, die direct te maken hebben met de geleverde zorg. Het doel? Zorgen dat je als zorgaanbieder kunt declareren en de zorg vergoed krijgt. Dit betekent dat je:
- Cliëntendossiers compleet houdt: deze moeten voldoen aan contract-, kwaliteits- en wettelijke eisen.
- Toewijzingen op orde hebt: zonder een juiste toewijzing kun je geen rechtmatige declaraties doen.
- Rapportages controleert: medewerkers moeten hun registratie tijdig, volledig en correct doen.
Dit alles doe je met als doel om de geleverde zorg ook vergoed te krijgen. Om dit alles soepel te laten verlopen, is een Elektronisch Cliëntendossier (ECD) je beste vriend. Het helpt om zaken te automatiseren, efficiënter te maken en inzichtelijk te houden.
Waar begint de boekhoudadministratie?
Zodra je declaraties hebt ingediend en deze zijn verwerkt, begint het financiële werk. Hier komt je boekhoudsysteem in beeld:
- Declaraties omzetten in facturen: elke factuur krijgt een uniek factuurnummer dat doorloopt in je systeem, zoals de Belastingdienst vereist. Er kan geen gat aanwezig zijn, dus je start met factuurnummer één en deze nummering loopt door tot en met het laatste factuurnummer van het jaar.
- Creditfacturen verwerken: wanneer een declaratie wordt afgekeurd en je deze corrigeert, maak je een creditfactuur en een nieuwe factuur aan. Beide moeten in je boekhoudsysteem worden opgenomen.
- Verrekeningen inzichtelijk maken: gemeenten of andere instanties kunnen verrekeningen doen. Als niet alle facturen in je boekhoudsysteem staan, verlies je overzicht en ontstaat chaos.
Neem ál je facturen op in je boekhoudadministratie
Een veelvoorkomende fout is dat alleen betaalde facturen in het boekhoudsysteem worden gezet. Dit lijkt misschien logisch, maar kan later grote problemen veroorzaken. Denk bijvoorbeeld aan verrekeningen. Als je niet alle facturen hebt opgenomen, weet je niet hoe verrekeningen tot stand zijn gekomen. En je hebt een onvolledig overzicht. Als je financiële administratie niet klopt, kan dat leiden tot fouten bij de belastingaangifte. Neem dus ál je facturen op in je boekhoudadministratie.
Zorgadministratie is dus géén boekhoudadministratie
Het is belangrijk om het onderscheid tussen beide typen administraties goed te begrijpen. Als je zorgadministratie netjes is – dus alle geleverde zorg is correct geregistreerd en gedeclareerd – wil dat niet automatisch zeggen dat je boekhoudadministratie klopt. Daarvoor moeten dus alle facturen, inclusief creditfacturen, in het boekhoudsysteem staan.
We herhalen het nog maar eens: zorgadministratie is géén boekhoudadministratie. Het verkeerd samenvoegen of verwarren van deze twee systemen leidt tot chaos. Een ECD houdt je zorgadministratie overzichtelijk en op orde. Een compleet boekhoudsysteem is onmisbaar voor het financiële plaatje. Zorg dat beide systemen goed samenwerken en elkaar aanvullen.
De sleutel tot succes: volledig en overzichtelijk
Om problemen te voorkomen, zorg je dat:
- Alle facturen, inclusief creditfacturen, in je boekhoudsysteem terechtkomen.
- Je een duidelijke scheiding aanbrengt tussen zorg- en boekhoudadministratie.
- Je regelmatig je administratie controleert op volledigheid en nauwkeurigheid.
Hulp nodig? Your Virtual Assistant helpt!
Kom je er niet uit of wil je zeker weten dat jouw administratie klopt? Bij Your Virtual Assistant hebben we de expertise om jouw zorg- en boekhoudadministratie te optimaliseren. Van het opzetten van een overzichtelijk systeem tot het controleren van je dossiers, wij zorgen dat alles klopt. Zo voorkom je puzzelen achteraf.
Laat administratie je werk niet in de weg staan. Zorg ervoor dat het je werk ondersteunt! Neem contact op en ontdek hoe wij je kunnen helpen.