Leg jij als zelfstandige processen vast voor jezelf of voor je klant?

Ik kan het je van harte aanbevelen. Voor meerdere van mijn klanten maak ik procesbeschrijvingen. De redenen hiervoor zijn verschillend, maar het geeft mij een goed beeld hoe er gewerkt wordt. Daarnaast is het makkelijker om samen met de klant te bekijken wat er efficiënter ingericht kan worden.

Mijn klanten verwachten het vaak niet, maar zijn er altijd erg blij mee als ik, als extra service, een procesbeschrijving aanlever. Ik wil graag met je delen waarom ik deze service bied aan mijn klanten.

Waarom een procesbeschrijving?

Het beschrijven van processen is de meest concrete en ook gestructureerde vorm van het vastleggen van kennis. Kennis die gedeeld kan worden op het moment dat mijn opdracht erop zit, het overgedragen wordt aan iemand anders of vanwege regelgeving. Last but not least: procesbeschrijving is essentieel voor professionalisering.

Belangrijke redenen voor het beschrijven van processen:

  • Kennismanagement: als de kennis voornamelijk in de hoofden van de mensen zit, dan heeft het bedrijf een probleem als een ervaren medewerker vertrekt.
  • Kwaliteit: de kwaliteit van producten wordt gemaakt in het proces; om de kwaliteit van een proces te kunnen beoordelen, moet duidelijk zijn welke kwaliteitsregels in welk(e) proces(stap) gerealiseerd worden.
  • Organisatie: taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden: het moet duidelijk zijn wie wat doet in het proces en wie verantwoordelijk is.
  • Bedrijfsresultaat: om het bedrijfsresultaat werkelijk te verbeteren moeten de processen beheerst worden.
  • Wet- en regelgeving: geef aan welke regels in welk(e) proces(stap) toegepast worden.
  • Accreditatie en/of certificatie, bijv. voor ISO 9001: hiervoor zijn minimaal actuele processpecificaties inclusief kwaliteitseisen en –maatregelen nodig.
  • Procesverbetering: om een proces te kunnen verbeteren moet je eerst de processen in kaart gebracht hebben.
  • Risicobeheersing: in de procesbeschrijving komt duidelijk naar voren waar je risico’s liggen. Waarop je dus direct aan de slag kunt hoe je de risico’s omlaag haalt.
  • Kosten: een proces kan laten zien of de kosten die hiermee gemoeid is ook wel verantwoord is.

Hoe breng je een proces goed in kaart?

Om je processen goed in kaart te brengen is het handig om eerst te tekenen. Met een stroomschema kun je het proces gaan beschrijven. Het stroomschema geeft de volgorde van het schrijven van je proces aan.

Wat ook een handig hulpmiddel is zijn de 7 W’s:

  • Wat: processen, activiteiten, beslissingen
  • Wie: functionarissen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, rollen
  • Waarom: kwaliteitsregels, wetten, prestatiecriteria
  • Wanneer: tijdstip, frequentie
  • Waarmee: inputs, outputs, triggers, formulieren, informatiesystemen, documenten met achtergrondinformatie
  • Waarheen en Waarvandaan: bron en bestemming van inputs en outputs

Voor jouw klant is dit uiteindelijk zeer waardevol om te ontvangen. Het geeft inzicht in de organisatie. Of het nu gaat om een eenmanszaak of een groot bedrijf. Er is altijd ruimte voor verbetering en het helpt jou om nog efficiënter te werken voor je klant.

Heb je hulp nodig bij het opmaken van jouw werkprocessen? Neem dan contact op via info@yourvirtualassistant.online