Wat je als zorgverlener moet weten over aanbesteden in de zorg

23 mrt 2023

Als zorgverlener heb je eens in de zoveel tijd te maken met aanbestedingen vanuit de gemeente, zorgverzekeraar of andere partijen. Hoewel aanbestedingen in de zorg niet verplicht zijn, heb je als zorgverlener vaak weinig keuze als de geldschieter besluit om de opdracht aan te besteden. Maar hoe ziet zo’n procedure eruit? En wat moet je weten als zorgverlener? Wij zetten het voor je op een rij.

Gemeenten zorgen via de Wmo en de jeugdzorg voor hun inwoners. Aangezien gemeenten zelf geen zorg aanbieden, kopen zij zorg in bij zorgaanbieders. De gemeente is in dit geval dus opdrachtgever en dat betekent dat zij gebruik kunnen maken van het aanbestedingsrecht. Veel gemeenten doen aanbestedingen voor ouderenzorg, welzijnswerk en jeugdzorg in het kader van de Wmo en de jeugdwet. Aanbestedingen worden soms ook gedaan door het zorgkantoor, voor toekenning van geld uit de wet langdurige zorg (Wlz).

Het is niet verplicht om diensten op grond van de jeugdwet, Wmo of Wlz aan te besteden. Ook niet boven een bepaald bedrag. Alleen wanneer er sprake is van een overheidsopdracht geldt dat aanbesteden verplicht is bij diensten met een waarde van €750.000 of meer. Toch kiezen veel gemeenten ervoor om wel aan te besteden. Een veel gehoord argument voor aanbesteding is dat ‘de markt’ meer openligt. In plaats van de organisaties die al jaren met subsidie van de gemeenten hetzelfde werk doen, is er ruimte voor nieuwe toetreders. Dit geeft meer dynamiek en kan innovatie bevorderen.

Aanbestedingsprocedure

Bij een aanbesteding is er sprake van een vorm van selectie, waarbij er geschiktheidseisen en/of gunningscriteria gelden, waar je als inschrijver aan moeten voldoen. Goed om te weten is dat de procedure voorschrijft dat de aanbesteding voldoet aan een aantal eisen. De gemeente:

  • Publiceert een (voor)aankondiging van de opdracht
  • Toetst of de inschrijvingen voldoen aan de technische specificaties en normen
  • Moet de inschrijvingen gelijk behandelen
  • Maakt een proces-verbaal van de opdrachtverlening
  • Kan de overeenkomst sluiten
  • Maakt de aankondiging van de gegunde opdracht bekend

Voor jou als zorgverlener is het goed om te weten dat als je het met een onderdeel van de eisen niet eens bent, je dit vóór inschrijving moet laten weten. Daarna kan dit niet meer. Als je je inschrijft op een aanbesteding betekent dit automatisch dat je alle voorwaarden accepteert.

Gemeenten mogen een opdracht niet alleen op grond van het criterium van de laagste prijs gunnen. Vaak wordt de opdracht gegund aan meest voordelige inschrijving, waarbij ook kwaliteit een criterium moet zijn. Inschrijvers moeten de gelegenheid krijgen om vragen te stellen, maar dialoog tussen de aanbieder en de gemeente is volgens de nieuwe Aanbestedingsregels verboden. Als inschrijver kun je niet over de voorwaarden onderhandelen.

Een tijdrovende klus

Aanbesteden vereist in eerste instantie vaak een hoop rekenwerk, omdat je moet berekenen of je aan de gevraagde eisen kunt voldoen en tegen welke prijs. Daarnaast wordt in de aanvullende eisen vaak gevraagd naar gedetailleerde antwoorden op de gunningscriteria. Aanbesteden is vaak dus een enorm tijdrovende klus. En omdat er strakke richtlijnen en deadlines zijn waar je je aan moet houden, is het vaak ook erg stressvol. Vaak heb je ook maar één kans om het goed te doen, want aanbestedingen zijn soms maar één keer in de twee tot vier jaar.

Toch kan het de moeite waard zijn om mee te doen met aanbestedingen. Omdat aanbestedingen vaak voor een langere tijd worden uitgezet, biedt dit langdurige zekerheid als de opdracht aan jou gegund wordt. En het wel of niet gegund krijgen van een aanbesteding kan grote gevolgen hebben voor jouw onderneming, voor je cliënten én voor eventueel personeel. Zorgvuldigheid is dus van het grootste belang bij aanbestedingen in de zorg.

Take it or leave it

Als de gemeente – en dus de geldschieter – besluit om een dienst aan te besteden, zit er voor jou als zorgverlener dan niets anders op dan hierin mee te gaan. Het is in feite ‘take it or leave it’. Het is wel heel zinvol om voor jezelf duidelijke keuzes te maken. Wat zijn bijvoorbeeld voor jou criteria om wel of niet deel te nemen aan een aanbesteding? Wanneer schrijf je je in en wanneer niet? Denk hierbij aan kostprijs, de kwaliteit van zorg die je kunt bieden en het eventueel overnemen van personeel.

Schakel hulp in

Heel wat om aan te denken dus als je wilt aanbesteden. En als hardwerkende en gepassioneerde zorgverlener ben je waarschijnlijk liever bezig met je cliënten dan met allerlei randzaken, zoals aanbestedingen. Gelukkig kun je hier andere partijen voor inschakelen, die expert zijn op dit gebied. En hoewel het inzetten van derden een investering is die wellicht in eerste instantie kostbaar is, verdien je dit uiteindelijk terug als de opdracht je gegund wordt.

Your Virtual Assistant werkt samen met een partij, die dagelijks aanbestedingen verzorgt. Zij nemen dit graag uit handen en ondersteunen ook de klanten van Your Virtual Assistant hierin. Ben je zorgverlener en kun je ook wel wat hulp gebruiken bij aanbestedingen? Neem dan contact met ons op, zodat we samen kunnen bespreken hoe we je kunnen helpen. En wil je de informatie uit deze blog nog even puntsgewijs nalezen? Download dan onze checklist over aanbestedingen in de zorg.

[Download de checklist]