Met enige regelmaat spreek ik af met Sylvia Klink, mijn Virtual Assistant (VA). Zij ontzorgt mij op het gebied van social media en neemt het beheer uit handen. Laatst hadden wij dus afgesproken om samen te kijken naar mijn social media, bij te praten over waar we beiden mee bezig zijn en waar we naartoe willen en dit allemaal onder het genot van een lekkere lunch.
Terwijl we aan het praten waren en heerlijk zaten te lunchen, gaf zij toen het volgende aan: “Jij zegt dat je een VA bent, maar je runt eigenlijk een backoffice voor je ondernemers?” De meesten van mijn klanten verrichten namelijk fysiek werk of zijn 1 op 1 met hun cliënten bezig. Denk aan bouwvakkers, praktijkhouders (zelfstandige fysiotherapeut, ergotherapeut), maar ook begeleiders en verzorgenden.
Terwijl zij hun passie aan het uitvoeren zijn, verzorg ik hun inkomende en uitgaande facturen, plan ik afspraken en verwerk ik de inkomende mailtjes. Daarnaast denk ik mee over procesoptimalisaties, het schrijven van processen en nog veel meer.
Processen zijn voor sommige van mijn klanten enorm belangrijk. Zorgprofessionals moeten namelijk voldoen aan allerlei wet- en regelgeving, ik werk dus mee aan de gestelde kwaliteitseisen. Samen bekijken we aan welke eisen moet worden voldaan, vanuit hun overeenkomst met de WMO, zorgverzekeraar, WKKGZ en werken we aan het certificeringstraject.
Mijn VA vroeg aan mij: “Dekt de benaming VA nog wel de lading voor wat je eigenlijk doet?”. Even was ik stil, want daar had ik nog nooit zo over nagedacht, maar ik moest toegeven dat ze wel een punt had. Eigenlijk verzorg ik natuurlijk voor een grote groep van mijn klanten hun backoffice. Dit is waar ik goed in ben en waar ik energie van krijg.
Op dit moment ondersteun ik onder andere een zelfstandige verzorgende in de ouderenzorg. Achter de schermen ben ik haar bedrijf aan het inrichten, zodat zij zoveel mogelijk tijd kan besteden aan het verzorgen van ouderen. Ik zorg dat ze bereikbaar is, doorloop haar processen/ protocollen, richt haar systemen in en zorg dat alles soepel verloopt. Ik neem haar mee in het proces met betrekking tot de HKZ Norm voor ZZP’ers in Zorg en Welzijn, zodat zij straks haar welverdiende keurmerk in ontvangst kan nemen.
Ben jij een ondernemer die de backoffice zou willen uitbesteden, zodat jij ook gewoon de avonden en weekenden vrij bent? Neem dan contact op en laten we samen kijken waar ik je bij kan helpen.